第一条 为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》等有关法律和行政法规，结合我校实际，制定本办法。

第二条 会计档案由校档案室和财务处共同管理。校档案室负责会计档案保管、借阅、销毁，严防毁损、散失和泄密。财务处负责会计档案的立卷、归档、暂管（移交校档案馆前）、查阅、协助销毁等工作。校档案室和财务处共同确保会计档案的安全。

第三条 校档案室和财务处负责人要重视会计档案管理工作，指定专人负责会计档案日常管理工作，明确会计档案管理岗位职责，建立健全会计档案内部控制制度。要有专门符合档案保管条件的会计档案室。

第四条 学校会计档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。会计档案是学校重要的经济档案，是检查学校过去经济活动的重要依据，是学校全部档案的重要组成部分。会计档案包括：会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料

（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿，其他会计账簿。

（三）财务会计报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：年度财政部门预算、财政部门决算、政府财务报告、行政事业单位内部控制报告、审计报告、银行存款余额调节表，银行对账单。会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。

第五条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务处整理立卷，可由财务处保管1年，再移交档案室。

因工作需要确需推迟移交的，须经档案管理部门同意，但最长不超过3年。财务处临时保管期间,要遵照档案管理有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

第六条 交接会计档案时，要按照移交清册所列内容逐项交接，并由双方负责人共同监督。交接完毕后，双方经办人和监督人要在移交清册上签名或盖章。

第七条 档案管理部门保管会计档案，原则上要保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，要会同财务处共同拆封整理。

第八条 学校严格按照规定利用会计档案，学院各部门因工作需要可在履行相应的审批和登记手续后指定专人查阅、复印会计档案，在利用过程中不得在会计档案上涂画、标记、拆封、篡改和抽换。

会计档案原则上不得借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的应当严格按照规定办理相关手续。借用单位应当妥善保管并按期归还。

具体档案利用按以下规定办理：

（一）学校档案管理部门指定专人负责提供会计档案查阅；

（二）查阅会计档案原则上须财务处安排财务人员陪同；

（三）查阅会计档案者须按规定履行查档审批手续并经财务处负责人批准，办理登记手续后查询档案，具体规定如下：

1. 校内教职工利用会计档案仅限于查阅、复印，不得借出。校内教职工查阅、复印会计档案，查档申请须加盖本部门公章并经部门负责人签字同意，查档人员须持个人有效身份证件；

2. 校内有关部门出于审计、取证等需要查阅、复印会计档案，查档申请须加盖本部门公章并经部门负责人签字同意后报分管校领导审批；如需外借还应由院长联签审批。

3. 校外有关部门出于审计、取证等需要查阅、复印会计档案，须出示单位介绍信及查阅人有效身份证件；

4. 其他特殊原因需要查阅或复印会计档案的须履行相关审批手续。

第九条 会计核算系统的财务数据利用由财务处管理，学院教职工因工作需要查询利用财务数据的，按规定提交查询申请。财务处在审核后提供。如需对外提供财务数据的应由分管领导加签审批。

第十条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年、30年（详见附件1）。

第十一条 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。保管期限原则上要按照本办法附表执行，本办法附表规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

会计档案具体名称与附表不相符的，应比照类似档案的保管期限办理。

第十二条 档案管理部门组织财务处、纪律检查委员会等相关部门，定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，要重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的会计档案，可以销毁。

第十三条 经鉴定可以销毁的会计档案，要按照以下程序销毁：

（一）档案管理部门编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；

（二）分管校领导、档案管理负责人、财务处负责人、档案管理经办人、财务处经办人在会计档案销毁清册上签署意见；

（三）销毁会计档案时，档案管理部门组织会计档案销毁工作，并与财务处共同派员监销；监销人在销毁会计档案前，要按照会计档案销毁清册所列内容，清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，要在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告分管校领导。

第十四条 本办法由财务处负责解释。

第十五条 本办法自发布之日起实施。

附件1：会计档案保管期限

附件2：漳州卫生职业学院会计档案查借阅申请表

附件3：漳州卫生职业学院财务数据使用申请表