办公自动化系统（以下简称OA系统）是学院信息化建设与管理工作的重要组成部分，是实现网上办公和信息资源共享，提高工作效率和管理水平的必要手段。为加强学院的OA系统管理，使该系统能够顺利推广、应用及正常运行，特制定本办法。

一、基本情况

1. OA系统的主要功能包括：院内红头流转、院外文件流转、公文查询、星标文件、院内公告、信息公开、短信通知、院内邮箱和科室内部表单发送等功能。

2. OA系统的网址是：http://110.85.164.244:8180/。

二、管理与职责

1. OA系统由学校办公室负责管理和推广，由中标单位开发。

2. OA系统所在服务器托管在学院现代教育中心，由现代教育中心负责日常维护和技术支持。

3. 学院各部门应结合自身实际，制定相应管理办法，并指定部门信息员负责信息的接收、处理、传送、存档等工作。

三、用户管理

1. 办公自动化系统可在学院内外网访问、使用。

2. 一般每位在职员工都设有一个主部门，如有跨部门兼职的人员，由人事处上报学院办公室为其设立相应的主部门。

3. 学院OA内，每个部门设有部门领导和信息员专用。部门领导可以审阅院内红头，签发部门内部文件。OA信息员可以起草院内红头文件。

四、信息管理

1. 所有非涉密、非敏感内容文件均应通过OA系统进行办文处理。OA系统中的电子公文与纸质公文具有同等效力。

（1）在OA系统中进行本部门内发文的基本程序是：部门信息员拟稿→部门核稿人或分管负责人校对→部门负责人审定签发→部门行政秘书编号套红并印制（发布）。

（2）在OA系统中进行院内发文的基本程序是：部门信息员拟稿→部门核稿人校对→拟稿部门负责人阅核并签名→（有关部门会签→）办公室核稿→办公室负责人复核→院领导审定签发→文印秘书编号套红并印制（发布）。

院内（包括各部门）公文处理的具体要求，按照《漳州卫生职业学院公文处理办法》执行。

2. 院内事务性内容以“院内公告”的形式发布。

公告发布的基本程序：部门拟稿人拟稿后交由拟稿部门负责人阅核、签发即可直接发布。

3. 重大政策、信息的公开公示，以“信息公开”行使发布。信息公开的发布程序与院内公告相同。

4. 各部门在OA系统中所发布的信息，须经本部门主要负责人审定。各部门主要负责人对本部门在OA系统中发布信息的可靠性和严肃性负责。

5. 系统用户在出差或请假期间，在上网条件许可的情况下可登录学院网站页面、进入办公服务，点击办公OA系统，及时登录OA处理文件，如无法上网，要在OA内授权有关工作人员代办。

五、安全管理

1. 系统用户应妥善保护自己的帐户资料，严禁他人借用。登录系统后因故离开要退出系统，以确保帐户安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知系统管理员。

2. 根据国家有关保密规定，涉密公文一律不得在网上传输。所有使用OA系统的人员均有保密的责任，不得发布涉及国家和学校秘密以及其他不宜发布的信息。

六、其他

1. 本办法由办公室负责解释。

2. 本办法自发布之日起试行。

                                    漳州卫生职业学院办公室

                                   2018年12月17日