关于印发《档案管理中心管理制度》等相关管理制度的通知

办公〔2021〕7号

各系部、处室、直属科：

为规范运作档案管理中心各项工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》等规定，结合学院实际情况，制定《档案管理中心管理制度》等相关管理制度。现印发给你们，请遵照执行。

附件：

1.档案管理中心管理制度

2.档案管理中心消防安全管理制度

3.档案利用管理制度

4.档案库房管理制度

漳州卫生职业学院办公室

2021年8月26日

附件1

档案管理中心管理制度

为规范运作档案管理中心各项工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》等规定，结合学院实际情况，制定本管理制度。

一、档案实行统一存放、分类管理，保管实行分部门、分类、分柜存放。

二、各类档案要严格执行档案的收集、整理、保管、鉴定、利用、统计、销毁等有关制度和规定，档案材料移进、移出、销毁、利用等手续必须齐全。

三、档案利用实行审批制，填写档案利用审批表和登记表，经相关部门审核同意，必要时还需院领导审批同意。

四、查借阅档案时禁止随意涂改、拆卷（件）、销毁档案等，档案利用后应随即放回原处。

五、档案管理人员要充分履行岗位职责，不得擅自复印档案资料，不得在私人通信或普通电话中谈及档案内容，不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。

六、档案库房必须明确专人管理，无关人员未经许可不得入内，确需进入需填写库房出入登记表。

七、要做好档案库房的安全保密预防工作，学习新知识、新技术，加强安全防范意识，强化安全管理。

八、定期检查档案保管情况，坚持做到防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光；严禁在档案库房抽烟、吐痰。

九、定期对档案进行统计，做好各项工作的登记，做到账物相符，发现盗窃、虫害等情况要立即上报领导并及时处理。

十、档案管理人员工作变动或出现重大事故应及时清点，并办理交接手续或写出书面报告。

十一、在日常工作或检查中发现档案破损、褪色，应及时修裱或复印。

十二、要严格把好档案室出入关，出档案室要关掉电源、关好窗户，拉好窗帘，锁好铁柜、铁门。

附件2

档案管理中心消防安全管理制度

为加强档案管理中心消防安全管理，预防和避免火灾对档案的危害，确保档案的安全，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国消防法》特制定档案管理中心消防安全管理制度。

一、档案管理中心消防安全贯彻消防为主、防消结合的方针，本着谁管理、谁负责的原则，实行严格管理。

二、做好档案管理中心的消防安全管理是部门领导、档案管理人员及有关人员应尽的责任和义务。

三、档案管理中心协助安保处对档案消防安全工作实施监督管理，监督管理的重点是档案消防安全重点部位。

四、档案库房消防安全必须达到下列要求：

（一）档案库房严禁设置在存放易燃、易爆、易腐物品或带有火灾隐患的场所内。

（二）档案库房房门、窗应采用防火门窗。

（三）严禁使用木质柜装放档案。

（四）档案库房内严禁使用明火，禁止吸烟，除工作所需用电外，严禁使用无关的用电设备。

（五）档案库房用电设备安装或线路铺设应当符合防火要求。

（六）档案库房应设置防火标志牌。

五、档案管理中心应按规定配备相应数量的、有利于保护档案的灭火器材。

六、落实安全防火责任制、定期开展档案消防安全检查，及时整改火灾隐患，档案管理人员及有关人员应掌握防火、灭火基本知识和技能，会使用灭火器材。

附件3

档案利用管理制度

为规范档案使用范围，保证档案信息安全，最大限度地发挥档案的凭证性作用，特制定档案利用管理制度。

一、档案只供在档案阅览室内利用，不能借出档案室，特殊需要外借的，须由分管该类档案的院领导审批同意，必要时还需主要院领导审批同意后方能借出，但借出时间不得超过一星期，超出时间需要重新审批。以下所指“利用”均指查阅、抄录、复制等除借阅外的方式。

二、档案利用实行审批制，填写档案利用审批表和登记表，经相关部门审核同意，必要时还需院领导审批同意。

三、查借阅档案时禁止随意涂改、拆卷（件）、销毁档案等，档案利用后应随即放回原处。因利用、整理、复印等原因拆卷（件）的档案，使用后应及时装订。

四、外单位利用档案，须持加盖单位行政公章的介绍信和本人有效身份证原件，经相关部门审核同意，根据档案的重要性程度，必要时还需学院领导审批同意，一律不得外借。

五、档案利用实行分部门、分类管理，各类档案的管理人员如下：

文书档案：吴君君

财会档案：黄梅玉

基建档案：李冰周

学籍档案：高巧珠

资助档案：邱雅青

附件4

档案库房管理制度

为确保档案安全，最大限度地延长档案寿命，规范、科学管理档案库房，结合学院实际情况，制定本管理制度。

一、档案库房是存放档案的重要场所，管理贯彻“以防为主、防治结合”的原则，做好“三勤”：勤检查、勤打扫、勤通风。做到“八防”：防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光。

二、档案库房必须明确专人管理，无关人员未经许可不得入内，确需进入需填写库房出入登记表。

三、库房内严禁吸烟，严禁明火，严禁堆放易燃、易爆、易腐物品和非档案物品及个人物品。

四、保持库房整洁，经常清扫，适时通风，并拉好窗帘以防强光照射。

五、档案柜内凡存放档案处都应放置防虫防霉药剂，经常查看，发现虫害、霉潮及时处理。

六、加强日常检查，管理人员出入库房必须随手关门，每天下班前或节假日放假前，要认真检查库房门窗是否锁好，切断电源，大门加锁。

七、管理人员应定期检查库存档案保管、设备和安全防盗设施等情况，遇有特殊情况，应立即报告领导，及时处理，并做好记录。